Lees alle verhalen
Sinds de fusie tussen de Alliantie VO en Scholengroep Rijk van Nijmegen, draait het bestuurs- en servicebureau van de nieuwe stichting @voCampus op volle toeren. Het team achter de schermen is de afgelopen jaren hard bezig geweest om alle werkwijzen en processen op één lijn te krijgen. Een inkijkje in de uitdagingen, successen en de weg naar een uniforme administratie binnen @voCampus.
Binnen @voCampus is de salarisadministratie van de Alliantie Voortgezet Onderwijs en de Scholengroep Rijk van Nijmegen sinds de fusie samengevoegd. Anita Teunissen, medewerker personeels- en salarisadministratie, zorgt er samen met haar collega’s voor dat ruim 2000 medewerkers iedere maand op tijd hun salaris ontvangen. “Daarvoor sta ik in contact met de P&O-adviseurs van de scholen”, legt Anita uit. “Zij leveren mutaties aan die ik vervolgens controleer en verwerk.” Intern heeft Anita’s afdeling te maken met de financiële administratie. Alles wat @voCampus aan salarissen uitkeert, wordt door de financiële administratie uitbetaald. Aysel Bayandir, senior financieel medewerker op de financiële administratie, kwam net na de fusie aan boord. Alles wat met cijfers te maken heeft, passeert haar bureau. De volledige administraties van de scholen binnen @voCampus zijn ook bijna volledig gecentraliseerd. Naar verwachting zal dit proces komende zomer afgerond zijn. Scholen verzamelen alle financiële stukken en leveren dit aan. Op de financiële administratie van @voCampus worden de gegevens verwerkt door de medewerkers. Zo werkt Aysel nauw samen met de controllers van de scholen, van wie zij informatie ontvangt. Periodiek is er overleg met de controllers over de stand van zaken. Dit moet gebeuren om ervoor te zorgen dat de juiste gegevens op de afdeling worden verwerkt. Aysel: “We zijn in een fase gekomen dat alles op z’n plek begint te vallen.”
Uniforme werkwijze
Het voordeel van een centrale organisatie is dat iedereen op dezelfde lijn zit, zonder dat de scholen hun autonomie verliezen. Alle regelingen en de cao worden op dezelfde wijze gehanteerd. Dit maakt het voor de scholen mogelijk om zich volledig op onderwijs te kunnen concentreren. Maar dat ging niet over één nacht ijs. Arbeidsvoorwaarden werden soms door beide besturen op een andere manier geïnterpreteerd en regelingen waren verschillend opgezet. “Neem bijvoorbeeld de fietsregeling”, licht Anita toe. “Met de fusie constateerden we dat er verschillende vergoedingen gegeven werden.” Het vereiste het nodige overleg om tot een uniforme regeling te komen binnen @voCampus, waarbij het uitgangspunt van @voCampus altijd is geweest om de aanpassingen zoveel mogelijk in het voordeel te laten zijn van de medewerkers.” Binnen de kaders die mogelijk zijn, vult Aysel aan. “We hebben nou eenmaal te maken met de fiscale regels van de Belastingdienst.”
Samensmelting
De samenvoeging van de administraties van beide stichtingen was een uitdagend traject. De ene stichting leverde bijvoorbeeld nog gedeeltelijk mutaties en declaraties op papier aan, terwijl de andere stichting gedigitaliseerd aanleverde. Anita: “Dat betekende voor ons dat we eerst een stap terug moesten doen, om later weer een stap vooruit te kunnen maken. Aysel: “Het is een behoorlijk verandertraject geweest. Het kon al in kleine zaken zitten, zoals hoe lever je een declaratie aan? We hebben richtlijnen opgesteld die voor alle scholen hetzelfde zijn.” Anita: “Een fusie is natuurlijk veel meer dan alleen het logo veranderen. Twee verschillende besturen met verschillende culturen die ieder hun eigen werkwijzen en processen hebben, moesten samengesmolten worden.” Dit kost tijd en aandacht. Aysel vult aan: “Goede samenwerking met interne partijen, maar ook externe betrokkenen, was en is hierin cruciaal.”
De afgelopen twee jaar heeft @voCampus grote stappen vooruit gezet. “We hielden eerst heel vast aan onze eigen werkwijzen, maar daar is verandering in gekomen”, vervolgt Anita. “We bekijken situaties nu vanuit het perspectief hoe we het samen kunnen fixen, als collega’s onderling, maar ook als afdelingen onder elkaar. Dat vertrouwen is er, we zijn geen eilandjes meer.” Een van de projecten die Anita en Aysel samen opgepakt hebben zijn de voorzieningen voor onder andere het spaarverlof. Medewerkers kunnen dankzij het spaarverlof uren sparen. Bij de salarisadministratie komen alle mutaties binnen. Anita verwerkt deze op overzichten die doorgestuurd worden naar Aysel. “De afdelingen controleren als het ware elkaar en dat gaat steeds beter, omdat iedereen duidelijk weet bij wie welke taken en verantwoordelijkheden horen.”
De salarisstrook is niet elke maand hetzelfde
Het bestuurs- en servicebureau streeft ernaar om het zo makkelijk mogelijk te maken voor de medewerkers. Daarom is de AFAS pocket app geïntroduceerd. Via deze app is het heel eenvoudig om declaraties in te dienen en salarisstroken in te zien. De afdelingen houden elkaar scherp en pakken stap voor stap de processen aan. Aysel: “Zo attendeerde de salarisadministratie ons laatst op een looncomponent die niet gekoppeld was om een controle uit te kunnen voeren. We kijken dan met elkaar hoe we het zo in kunnen richten dat de controle voortaan automatisch plaatsvindt. Aan de buitenkant lijken salarisstroken elke maand hetzelfde, maar achter de schermen verzetten we heel wat werk om de salarissen elke maand kloppend te laten zijn.”
Het wij-gevoel alom aanwezig
En zo wordt er steeds meer afdelingsoverstijgend gewerkt binnen @voCampus. Door intern elkaars expertise te benutten, worden de scholen ondersteund, en krijgen ze de juiste informatie op de juiste manier: een belangrijke basis voor de ambities van de scholengroep. Het gezamenlijke streven naar verbetering zorgt voor een meer gestroomlijnde en efficiënte organisatie, wat de rust en stabiliteit binnen het bureau ten goede is gekomen. “Nu we helemaal aan elkaar gewend zijn, lopen we makkelijk bij elkaar naar binnen om een vraag in de groep te gooien”, besluit Aysel. “Je wordt gewaardeerd om wie je bent, als collega en als mens. Als je privé iets meemaakt, staan collega’s voor je klaar en krijg je ruimte om het op te lossen. Het wij-gevoel overheerst en dat maakt werken hier ontzettend leuk.”
Anita Teunissen en Aysel Bayandir
Medewerker personeels- en salarisadministratie en senior financieel medewerker | Bestuurs- en servicebureau (BSB) | Wat vraagt een fusie van de organisatie achter de schermen?
“We zijn in een fase gekomen dat alles op z’n plek begint te vallen”
Een kijkje in de keuken bij de afdeling financiën en salarisadministratie van @voCampus
Binnen @voCampus is de salarisadministratie van de Alliantie Voortgezet Onderwijs en de Scholengroep Rijk van Nijmegen sinds de fusie samengevoegd. Anita Teunissen, medewerker personeels- en salarisadministratie, zorgt er samen met haar collega’s voor dat ruim 2000 medewerkers iedere maand op tijd hun salaris ontvangen. “Daarvoor sta ik in contact met de P&O-adviseurs van de scholen”, legt Anita uit. “Zij leveren mutaties aan die ik vervolgens controleer en verwerk.” Intern heeft Anita’s afdeling te maken met de financiële administratie. Alles wat @voCampus aan salarissen uitkeert, wordt door de financiële administratie uitbetaald. Aysel Bayandir, senior financieel medewerker op de financiële administratie, kwam net na de fusie aan boord. Alles wat met cijfers te maken heeft, passeert haar bureau. De volledige administraties van de scholen binnen @voCampus zijn ook bijna volledig gecentraliseerd. Naar verwachting zal dit proces komende zomer afgerond zijn. Scholen verzamelen alle financiële stukken en leveren dit aan. Op de financiële administratie van @voCampus worden de gegevens verwerkt door de medewerkers. Zo werkt Aysel nauw samen met de controllers van de scholen, van wie zij informatie ontvangt. Periodiek is er overleg met de controllers over de stand van zaken. Dit moet gebeuren om ervoor te zorgen dat de juiste gegevens op de afdeling worden verwerkt. Aysel: “We zijn in een fase gekomen dat alles op z’n plek begint te vallen.”
Uniforme werkwijze
Het voordeel van een centrale organisatie is dat iedereen op dezelfde lijn zit, zonder dat de scholen hun autonomie verliezen. Alle regelingen en de cao worden op dezelfde wijze gehanteerd. Dit maakt het voor de scholen mogelijk om zich volledig op onderwijs te kunnen concentreren. Maar dat ging niet over één nacht ijs. Arbeidsvoorwaarden werden soms door beide besturen op een andere manier geïnterpreteerd en regelingen waren verschillend opgezet. “Neem bijvoorbeeld de fietsregeling”, licht Anita toe. “Met de fusie constateerden we dat er verschillende vergoedingen gegeven werden.” Het vereiste het nodige overleg om tot een uniforme regeling te komen binnen @voCampus, waarbij het uitgangspunt van @voCampus altijd is geweest om de aanpassingen zoveel mogelijk in het voordeel te laten zijn van de medewerkers.” Binnen de kaders die mogelijk zijn, vult Aysel aan. “We hebben nou eenmaal te maken met de fiscale regels van de Belastingdienst.”
Samensmelting
De samenvoeging van de administraties van beide stichtingen was een uitdagend traject. De ene stichting leverde bijvoorbeeld nog gedeeltelijk mutaties en declaraties op papier aan, terwijl de andere stichting gedigitaliseerd aanleverde. Anita: “Dat betekende voor ons dat we eerst een stap terug moesten doen, om later weer een stap vooruit te kunnen maken. Aysel: “Het is een behoorlijk verandertraject geweest. Het kon al in kleine zaken zitten, zoals hoe lever je een declaratie aan? We hebben richtlijnen opgesteld die voor alle scholen hetzelfde zijn.” Anita: “Een fusie is natuurlijk veel meer dan alleen het logo veranderen. Twee verschillende besturen met verschillende culturen die ieder hun eigen werkwijzen en processen hebben, moesten samengesmolten worden.” Dit kost tijd en aandacht. Aysel vult aan: “Goede samenwerking met interne partijen, maar ook externe betrokkenen, was en is hierin cruciaal.”
De afgelopen twee jaar heeft @voCampus grote stappen vooruit gezet. “We hielden eerst heel vast aan onze eigen werkwijzen, maar daar is verandering in gekomen”, vervolgt Anita. “We bekijken situaties nu vanuit het perspectief hoe we het samen kunnen fixen, als collega’s onderling, maar ook als afdelingen onder elkaar. Dat vertrouwen is er, we zijn geen eilandjes meer.” Een van de projecten die Anita en Aysel samen opgepakt hebben zijn de voorzieningen voor onder andere het spaarverlof. Medewerkers kunnen dankzij het spaarverlof uren sparen. Bij de salarisadministratie komen alle mutaties binnen. Anita verwerkt deze op overzichten die doorgestuurd worden naar Aysel. “De afdelingen controleren als het ware elkaar en dat gaat steeds beter, omdat iedereen duidelijk weet bij wie welke taken en verantwoordelijkheden horen.”
De salarisstrook is niet elke maand hetzelfde
Het bestuurs- en servicebureau streeft ernaar om het zo makkelijk mogelijk te maken voor de medewerkers. Daarom is de AFAS pocket app geïntroduceerd. Via deze app is het heel eenvoudig om declaraties in te dienen en salarisstroken in te zien. De afdelingen houden elkaar scherp en pakken stap voor stap de processen aan. Aysel: “Zo attendeerde de salarisadministratie ons laatst op een looncomponent die niet gekoppeld was om een controle uit te kunnen voeren. We kijken dan met elkaar hoe we het zo in kunnen richten dat de controle voortaan automatisch plaatsvindt. Aan de buitenkant lijken salarisstroken elke maand hetzelfde, maar achter de schermen verzetten we heel wat werk om de salarissen elke maand kloppend te laten zijn.”
Het wij-gevoel alom aanwezig
En zo wordt er steeds meer afdelingsoverstijgend gewerkt binnen @voCampus. Door intern elkaars expertise te benutten, worden de scholen ondersteund, en krijgen ze de juiste informatie op de juiste manier: een belangrijke basis voor de ambities van de scholengroep. Het gezamenlijke streven naar verbetering zorgt voor een meer gestroomlijnde en efficiënte organisatie, wat de rust en stabiliteit binnen het bureau ten goede is gekomen. “Nu we helemaal aan elkaar gewend zijn, lopen we makkelijk bij elkaar naar binnen om een vraag in de groep te gooien”, besluit Aysel. “Je wordt gewaardeerd om wie je bent, als collega en als mens. Als je privé iets meemaakt, staan collega’s voor je klaar en krijg je ruimte om het op te lossen. Het wij-gevoel overheerst en dat maakt werken hier ontzettend leuk.”
Sinds de fusie tussen de Alliantie VO en Scholengroep Rijk van Nijmegen, draait het bestuurs- en servicebureau van de nieuwe stichting @voCampus op volle toeren. Het team achter de schermen is de afgelopen jaren hard bezig geweest om alle werkwijzen en processen op één lijn te krijgen. Een inkijkje in de uitdagingen, successen en de weg naar een uniforme administratie binnen @voCampus.
Anita Teunissen en Aysel Bayandir
Medewerker personeels- en salarisadministratie en senior financieel medewerker | Bestuurs- en servicebureau (BSB) | Wat vraagt een fusie van de organisatie achter de schermen?
“We zijn in een fase gekomen dat alles op z’n plek begint te vallen”
Een kijkje in de keuken bij de afdeling financiën en salarisadministratie van @voCampus
Lees alle verhalen
